Gospodarka.edu.pl – gospodarczy portal edukacyjny

Współczesne przedsiębiorstwa od dawna wykorzystują wiedzę pozyskaną przez znawców zarządzania, jednak klasyczne metody zarządzania przestają wystarczać i nie dają najlepszych możliwych rozwiązań. Dlatego bardzo istotne staje się wykorzystanie nowoczesnych metod i narzędzi zarządzania, które podnoszą efektywność działania.

Jednym z najbardziej nowoczesnych i dających najlepsze efekty zarządzania jest zarządzanie procesowe. Polega ono na optymalizacji procesów biznesowych zachodzących w przedsiębiorstwie, a także sterowanie i kontrolę nad nimi. Zarządzanie procesowe jest na obecnym etapie procesem dosyć skomplikowanym. Wprowadzenie tego modelu do przedsiębiorstwa oznacza całkowitą reorganizację istniejącego już systemu i rozpoczęcie działalności na gruncie jeszcze mało poznanym zarówno od strony teoretycznej, jak i praktycznej[1].

Zarządzanie procesami w nowoczesnym przedsiębiorstwie

Przedsiębiorstwa borykają się z problemami w zarządzaniu nie tylko w dobie kryzysu finansowego. Wprowadzone odgórnie procedury, bez ich realnego i efektywnego powiązania z codzienną pracą, nie ułatwiają ani działalności przedsiębiorstwa ani efektywnej kontroli pracy. Dzieje się tak, nawet mimo wykorzystania bardzo drogich i zaawansowanych systemów IT[2].

Podstawowe problemy związane z zarządzaniem, nawet w skomputeryzowanej korporacji czy dużym przedsiębiorstwie można zdefiniować jako:

· brak procesowości działania; jest to problem dostrzegany od dawna; obecnie receptą na brak procesowości jest powolne wdrażanie metodologicznego podejścia do zarządzania poprzez procesy;

· brak lub nienadążanie z adaptacją do zmian otoczenia bliższego i dalszego; antidotum to wdrażanie systemu opartego na zarządzaniu wiedzą;

· niezdolność do samodzielnych i indywidualnych procesów; próbą rozwiązania tego problemu jest dynamiczne zarządzanie procesami (implementacja: Budimex S.A.).

Można zatem powiedzieć, iż współczesne przedsiębiorstwa stoją przed ogromną możliwością wykorzystania nowoczesnych rozwiązań IT (opartych o procesowe podejście do zarządzania). Narzędzia te mogą w skuteczny sposób wyeliminować braki w schemacie zarządzania przedsiębiorstwem. Należy jednak pamiętać, iż zarządzanie procesowe i jego implementacja w żywy organizm, jakim jest jednostka gospodarcza, oznacza „krok w nieznane”, a niejednokrotnie powoduje przewartościowanie dotychczasowych schematów i struktur zarządzania[3].

Istota zarządzania (podejścia procesowego) opiera się na założeniu, że wszelakie działania w organizacji należy optymalizować mając na względzie procesy a nie funkcje (także zarządzania). Założenie to wyrasta z przekonania, że to proces jest naturalną determinantą wzrostu efektywności działania organizacji [4]. Myślenie w kategoriach procesowych wymaga przekonfigurowania systemu wartości na taki, w którym miejsce i role jednostki i grup w organizacji są zmienne oraz zdefiniowania przez działania operacyjne (bieżące) – działania te są oczekiwane aby powstała wartość dodana dla klienta, a przez to dla organizacji[5]. Należy bowiem pamiętać, że implementacja procesowego podejścia do kierowania organizacją jest równa z akceptacją pewnej niepewności, związanej z kolejnymi przemianami, doprowadzającymi do nowego stanu rzeczy, niezależnie od wartościowania[6].

Aby skutecznie zarządzać procesowo, należy określić[7]:

· cel, którego osiągnięciu służy proces,

· lidera, czyli pracownika odpowiedzialnego za przebieg procesu i jego rozwój,

· zakres procesu,

· dane wejściowe do procesu,

· dane wyjściowe z procesu.

Graficzną ilustrację przedsiębiorstwa zarządzanego procesowo przedstawia rysunek 1.

Rysunek 1. Przedsiębiorstwo zorientowane na zarządzanie procesowe

Źródło: J. Brilman, Nowoczesne koncepcje i metody zarządzania, PWE, Warszawa 2002, s. 288.

Analizując rysunek 1, łatwo można zauważyć iż podejście procesowe polega nie tylko na głębszym zrozumieniu działalności operacyjnej, jako podstawowego segmentu wynikowego generującego de facto zysk netto, ale także na dokonywaniu systematycznej oceny efektywności funkcjonowania struktury w przedsiębiorstwie. W zasadzie cały proces zaczyna się od poznania (rozumienia) rynku i potrzeb klienta. Często zdarza się, że proces źle zamodelowany musi zostać poprawiony. Aby skutecznie zarządzać doskonaleniem procesów, należy z powodzeniem stosować macierz doskonalenia procesów w organizacji, którą przedstawia rysunek 2.

Rysunek 2. Macierz metod doskonalenia procesów w organizacji

Źródło: Sz. Cyfer, Doskonalenie procesów w polskich przedsiębiorstwach, Managment Forum 2020 – Nowoczesne koncepcje i metody zarządzania strategicznego, http://www.sgh.waw.pl/katedry/ktz/mf2020/referaty/.

Macierz zaprezentowana na rysunku 1 została opracowana jako efekt badań przeprowadzonych w latach 2005-2006 przez pracowników SGH w Warszawie. Macierz ta definiuje cztery metody podnoszenia efektywności procesów[8]:

· operacyjne doskonalenie architektury procesów (dzięki doskonaleniu architektury oraz zastosowaniu zarządzania operacyjnego);

· operacyjne doskonalenie procesów (dzięki doskonaleniu procesu i zastosowaniu zarządzania operacyjnego);

· strategiczne doskonalenie architektury procesów (powstaje poprzez zastosowanie strategicznego doskonalenia procesu i doskonalenia architektury procesów);

· strategiczne doskonalenie procesów (powstaje na bazie połączenia doskonalenia procesu i zarządzania strategicznego).

Implementacja podejścia procesowego na przykładzie Budimex S.A.

W przedsiębiorstwie Budimex S.A. zastosowano system dynamicznego zarządzania procesami biznesowymi (dynamic business process managment – DBPM). Wdrożony proces zarządzania opiera się na trzech zasadach.

Kompleksowość i ciągłość: założeniem było wymodelowanie procesu, który zakładał objęcie procesem DBPM minimum działalności podstawowej przedsiębiorstwa. Celem takiego działania jest minimalizacja kosztów całkowitych oraz zapasów, przy równoczesnym zmniejszeniu czasu realizacji. Obecnie Budimex S.A. przygotowuje się do włączenia kwalifikowanych podwykonawców w swój proces podstawowy, w celu jeszcze większej optymalizacji czasu wykonywania inwestycji. Dzięki temu działaniu możliwe będzie zebranie wiedzy i innowacji z procesu „pozyskania kontraktu” do procesu „realizacji inwestycji” oraz weryfikowania ich w praktyce. Mówimy więc nie tylko o ciągłości samego procesu biznesowego ale równocześnie o ciągłości tworzenia, pozyskiwania i weryfikacji wiedzy.

Ewolucyjna zmienność w czasie wykonania: polega na stworzeniu procesu standardowego, zaprojektowanego według obecnej wiedzy (na dzień obecny), który jest realizowany przez pracowników. Proces ten nie jest stały, gdyż założono, iż może on ulec zmianie pod wpływem wymagań klientów, zmian technologicznych, czy doświadczeń w samym przedsiębiorstwie. Prowadzone procesy muszą być definiowane i wdrażane tak, aby ich przebieg oraz działanie i czynności wykonywane na wszystkich szczeblach procesu były możliwe do uzupełnienia lub zmiany przez bezpośrednich wykonawców. Zgodnie z teorią procesowego podejścia w organizacji, bezpośredni wykonawcy muszą mieć możliwość wprowadzania zmian na bieżąco do realizowanego procesu; nie jest to zarezerwowane jedynie dla liderów procesów.

Wykonanie procesu oznacza zarazem udokumentowanie wykonania: oznacza wprost bieżące wprowadzanie do systemu informatycznego przedsiębiorstwa wszelkich działań w procesie. Dzięki temu można porównać proces standardowy „na dzisiaj” z wykonaniem procesu. Tylko wtedy z analizy takiego procesu będzie można wywnioskować o wszelkich zmianach wprowadzonych przez wykonawców procesu oraz skutkach tych zmian.

W systemie zaimplementowanym w Budimex S.A. to wykonawca ma możliwość kształtowania swojej pracy przez udział w zarządzaniu. Dzięki możliwości dynamicznej zmiany procesów przez ich wykonawców, system zarządzania przedsiębiorstwem jest otwarty na innowacyjne rozwiązania szerokiego kręgu pracowników i nie grozi to chaosem, który wystąpiłby w momencie zastosowania niekontrolowanych zmian reguł działania.

Dodatkowo mając możliwość ciągłego monitorowania i oceny zmian zachodzących w organizacji można wyłowić te najbardziej efektywne i zastosować je w przyszłości.

Wnoski

Wyzwaniem, które stoi przed współczesnymi przedsiębiorstwami, jest skuteczne wdrożenie podejścia procesowego, co pozwoli im na elastyczność w działaniu, a dzięki tej umiejętności, firmy będą mogły bez problemu dostosować się do wymagań stawianych przez otoczenie. Zarządzanie procesami biznesowymi daje możliwość wpływu na zasadnicze kwestie biznesowe, powodując, że są one bardziej wydajne. W efekcie, procesowi temu zawdzięcza zmniejszenie kosztów całkowitych, zwiększenie wydajności pracy, kontrolę nad czasem i zyskami przedsiębiorstwa, a ostatecznie na poprawę konkurencyjności firmy. Doskonalenie procesów jest działaniem ciągłym i charakteryzuje je nieustanna analiza i ocena przebiegu procesów, a także kontrola realizacji wcześniej ustalonych celów. Wdrożenie podejścia procesowego jest wyzwaniem zwłaszcza dla przedsiębiorców polskich, ponieważ nie jest ono na razie szeroko stosowane w biznesie[9].